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榎本税務会計事務所

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スキャナ保存導入支援

電子データに変換することで
紙の書類を処分可能にします

【こんな方にオススメ】

  • オフィスが書類だらけで、目的の書類を探すのに苦労している方
  • 大事な書類のバックアップを残しておきたい方
  • 会計入力をもっと効率化したい方

スキャナ保存制度とは?

日々の取引で発生する契約書や領収証といった紙の書類を「事前に所轄税務署長の承認があれば、電子データに変更して保存していいですよ」という国税関係書類の保存方法の一つです。
スキャナで読み取ってデータ化したデータを一定の要件に従って保存していれば、紙の書類は処分可能です。

スキャナ保存の流れ

  • 紙保存場所のの省スペース化

    一定のルールに従って作成した電子データを保存・管理していれば、領収書などの書類を保管せずにすみます。バックアップを行っていれば災害等が発生しても電子データを無くす心配も不要です。
    段ボールや封筒から目的の書類を探す手間がなくなり、PC上でかんたんに領収書等の確認ができます。

  • スマートフォンやスキャナにより、領収証、請求書をデータ化

    作成した電子データから日付や金額などの文字情報を読み取るOCR機能を利用すれば、 会計処理に必要な仕訳もかんたんに作成できます。

  • タイムスタンプ、会計処理

    スマートフォンで撮った領収書等の電子データと仕訳とが、常に紐づいた関係になります。過去の領収書等の検索・問い合わせへの対応が大幅に改善され、業務の効率化が図れます。

  • 廃棄

    外出先でもレシートをスマホで撮影し、一定の要件を満たすことで、原本保存が不要となります。スマホで読み込む場合は、解像度・階調の要件が定められています。

スキャナ保存のメリット

  • ① 紙保存場所のの省スペース化

    一定のルールに従って作成した電子データを保存・管理していれば、領収書などの書類を保管せずにすみます。
    バックアップを行っていれば災害等が発生しても電子データを無くす心配も不要です。段ボールや封筒から目的の書類を探す手間がなくなり、PC上でかんたんに領収書等の確認ができます。

  • ② 会計入力の自動化

    作成した電子データから日付や金額などの文字情報を読み取るOCR機能を利用すれば、会計処理に必要な仕訳もかんたんに作成できます。

  • ③ 業務の効率化

    スマートフォンで撮った領収書等の電子データと仕訳とが、常に紐づいた関係になります。過去の領収書等の検索・問い合わせへの対応が大幅に改善され、業務の効率化が図れます。

  • ④ スマートフォンでの読み込みもOK

    外出先でもレシートをスマホで撮影し、一定の要件を満たすことで、原本保存が不要となります。スマホで読み込む場合は、解像度・階調の要件が定められています。

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